PENGELOLAAN DATA DAN DOKUMEN (PENCATATAN KELAHIRAN)

A.  PENDAHULUAN

Output dari pencatatan sipil berupa dokumen hukum dan data. Dalam konteks data, pencatatan sipil merupakan sumber utama untuk membuat statistik vital yang handal, berkelanjutan, permanen dan berkualitas di setiap negara. Untuk itu semua data dan dokumen pencatatan sipil harus dikelola dengan baik berdasarkan standar tertentu, sehingga dapat memiliki nilai hukum dan statistik. Disamping itu harus dijamin kerahasiaan bagi elemen-elemen data individual dalam proses pencatatan sipil.

Demikian pula dokumen pencatatan kelahiran perlu dikelola secara permanen dan berkelanjutan sehingga dapat dimanfaatkan untuk kepentingan individu maupun pelayanan publik. Pengelolaan dokumen dimulai dari pengadaan blangko dan formulir, perekaman data, penyimpanan, perubahan dan pengolahan data. Dokumen pencatatan kelahiran harus dikelola dengan standar universal berdasarkan hukum positif karena merupakan dokumen hukum yang berlaku sepanjang masa.

B. DATA

1.  Pengelolaan Data

  • Data hasil pencatatan kelahiran terdiri dari data perseorangan dan data agregat.
  • Data perseorangan berisi data identitas orang perorang, sedangkan data agregat merupakan data terstruktur hasil olahan pencatatan kelahiran.
  • Data perseorangan wajib disimpan dan dilindungi oleh negara, disamping itu harus dijaga kebenarannya dan dilindungi kerahasiaannya oleh Penyelenggara dan Instansi Pelaksana.

2. Penyimpanan dan Pemanfaatan Data

  • Data pencatatan kelahiran yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) disimpan dalam database kependudukan Kabupaten/Kota, Provinsi dan Pusat, dimanfaatkan untuk kepentingan perumusan kebijakan pemerintahan dan kependudukan.
  • Pemanfaatan dari data pencatatan kelahiran harus mendapatkan ijin dari Penyelenggara.
  • Pengguna data dapat memperoleh dan menggunakan data dari petugas yang mempunyai hak akses pada Penyelenggara dan Instansi Pelaksana berdasarkan persyaratan tertentu.

Yang dimaksud dengan ”pengguna data” adalah Instansi Pemerintah dan swasta yang membutuhkan data sesuai dengan bidangnya.

3. Pengeluaran Data

  • Pengeluaran data hanya dapat dilakukan atas perintah undang-undang.
  • Untuk menjamin kerahasiaan data ditunjuk Petugas pada Instansi Pelaksana yang dapat memasukkan, menyimpan, membaca, merubah, meralat dan menghapus serta mencetak data kelahiran.
  • Pihak-pihak yang membutuhkan data kelahiran wajib mengajukan permohonan secara tertulis disertai dengan alasannya.

B.   DOKUMEN

1.  Penyimpanan Dokumen.

  •  Semua dokumen pencatatan kelahiran merupakan catatan vital karena itu harus disimpan secara permanen dalam arti sampai kapan pun tidak boleh dimusnahkan.
  • Penyimpanan dokumen pencatatan kelahiran berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
  • Penyimpanan dokumen pencatatan kelahiran dapat dilakukan dalam bentuk :

1)    Kertas yang dibendel.

2)    Buku.

3)    Hard disk komputer.

4)    Optical disk.

5)    Mikrofilm.

6)    Kombinasi dari kelima cara tersebut.

  • Dokumen tersebut disimpan dengan kode tertentu yang dihubungkan dengan Nomor Register Akta Kelahiran guna memudahkan pencariannya bila dibutuhkan.
  • Register Akta disimpan menurut Nomor Register Buku dan disusun per tahun, sedangkan dokumen pendukungnya disusun menurut Nomor Urut per tahun.
  • Penyimpanan dokumen pencatatan kelahiran harus tetap terjamin kerahasiaannya. Tidak boleh ada orang yang tahu selain petugas yang menangani kearsipan tersebut.
  • Kegiatan penyimpanan register akta kelahiran meliputi :

1)    Sistem kodering : mengklasifikasikan register menurut jenis dan daftar akta, nomor urut register, staatsblad, kewarganegaraan dan tahun pencatatan.

2)    Menempatkannya ke dalam tempat penyimpanan register sesuai dengan tata ruang yang tersedia.

3)    Sistem pengamanan.

  • Prosedur keluar masuknya register akta dari dan ke ruang penyimpanan akta kelahiran :

1)    Membuat sistem kendali/kartu kendali.

2)    Membuat agenda keluar dan masuknya register dari dan ke ruang penyimpanan arsip.

3)    Membuat form permohonan penggunaan register, form untuk petugas mencari register, dan form tanda terima  penggunaan register.

4)    Penempatan dokumen yang  telah dipinjam.

  •  Menggunakan komputer untuk memudahkan sistem penyimpanan  dan perekaman back up data (kodering dan sebagainya).
  • File back up atau salinan dokumen/akta harus disimpan di tempat yang berbeda dengan tempat penyimpanan dokumen asli.
  • Standar pengelolaan penyimpanan dokumen pencatatan kelahiran (terutama Akta Kelahiran) :

1) Dasar Penyimpanan :

(a)    Lokasi.

(b)    Udara, Temperatur dan Kelembaban.

(c)    Cahaya Matahari.

(d)    Perlindungan.

(e)    Pengamanan.

(f)    Penanganan Arsip.

(g)    Kemudahan Akses.

(h)    Sumber Daya Manusia Pengelola.

(i)    Kertas.

2) Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Register Akta harus memperhatikan :

(a)    Lokasi.

(b)    Konstruksi dan Bahan Bangunan.

(c)    Tata Ruang.

(d)    Cahaya dan penerangan.

3)   Standar  Ruang  Penyimpanan   Register   Akta   Catatan   Sipil        harus memperhatikan :

(a)    Beban Muatan.

(b)    Kapasitas Ruang Simpan.

(c)    Rak.

4) Peyimpanan Register Akta Kelahiran dikelompokkan pertahun

  •    Pemanfaatan.

2.   Perubahan  Dokumen

Perubahan dokumen meliputi :

  1. Pembetulan dokumen kelahiran dilakukan untuk kesalahan tulis redaksional, misalnya kesalahan penulisan huruf dan atau angka.
  2. Pembetulan dokumen kelahiran dilaksanakan dengan atau tanpa permohonan dari orang yang menjadi subyek akta.
  3. Pembatalan akta dapat dilakukan berdasarkan putusan pengadilan yang mempunyai kekuatan hukum tetap.
  4. Pembatalan ini dilakukan  dengan membuat catatan pinggir pada register akta dan mencabut kutipan akta kelahiran yang dibatalkan dari kepemilikan subyek akta.

3.  Pemeliharaan Dokumen

a.  Pemeliharaan dokumen harus memenuhi kaidah dalam pendokumentasian :

1)    Terlindungi.

Dokumen catatan sipil harus ditempatkan pada lokasi yang relatif terlindungi dari bahaya kebakaran/kebanjiran/kerusakan karena rayap.

2)    Keamanan dan kerahasiaan data pribadi.

Harus ada keterjaminan rahasia data yang tersimpan (tidak semua orang dapat mengakses data dari dokumen pencatatan sipil).

3)    Memiliki sistem backup/cadangan (perekaman).

Sistem untuk menjamin apabila dokumen awal rusak/hilang dapat diperoleh kembali dari cadangan backup data. Hal ini bisa menggunakan micro film atau alat elektronik yang lain.

4)    Kesadaran prosedur.

Memiliki sistem penyimpanan data (penataan) yang memungkinkan penemuan kembali dokumen yang dibutuhkan secara cepat.

b. Untuk melindungi dokumen register akta agar tetap terpelihara dengan baik, diperlukan tahap penggunaan dan pemeliharaan yang meliputi :

1)    Sistem Penataan Berkas dan Temu Balik.

2)    Manajemen Berkas/File.

3)    Sistem Analisis.

4)    Pemeliharaan Arsip.

5)    Perawatan Arsip.

6)    Pengamanan Fisik dan Informasi Arsip.

c.  Sifat Pemeliharaan Register Akta Kelahiran tediri dari :

1)    Kegiatan pemeliharaan bersifat preventif (mencegah agar arsip dokumen tidak rusak).

2)    Kegiatan  perawatan  bersifat represif terhadap register akta yang mudah rusak.

3)    Perawatan yang bersifat kuratif (merawat yang sudah rusak).

Salam.

Dar berbagai sumber: Swandy Sihotang

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: