PENTINGNYA DOKUMENTASI REGISTER AKTA PENCATATAN SIPIL

arsip 2Mencatat kejadian/peristiwa penting seseorang pada register akta pencatatan sipil, berarti menyimpan dokumen status keperdataan dengan jaminan kepastian hukum yang dimiliki seseorang.

Data dan informasi dari registrasi kejadian penting merupakan salah satu sumber informasi yang diandalkan, sehingga harus dikelola dengan tepat, karena pada hakekatnya merupakan aset berharga, dapat dipakai sebagai bahan perumusan kebijakan. Oleh karenanya membutuhkan suatu sistem pengarsipan yang ditunjang sarana dan prasarana penyimpanan yang baik dan benar .

Berdasarkan UU Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan – ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 3  tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

Filosofi pengertian arsip dengan penyimpanan dokumen register akta sama adalah dalam wewenang dan tanggung jawab sepenuhnya dari Pemerintah, Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan sebagai bukti pertanggung jawaban nasional.

Karena register akta pencatatan sipil merupakan bukti otentik seseorang tidak boleh hilang, rusak, musnah sehingga mengandung pengertian sebagai Arsip Dinamis yaitu : arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan administrasi pemerintahan pada umumnya / dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

Karena aktifnya maka disebut arsip aktif, yang terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi negara sepanjang masa dan akan menimbulkan dampak dalam penyelenggaraan pencatatan sipil apabila terdapat hal-hal yang tidak diharapkan.

A.    Fungsi arsip register akta catatan sipil antara lain :

1. Sebagai Pusat Ingatan atau Memori Penduduk Bangsa

Pendokumentasian akta pencatatan sipil merupakan memori bukti autentik penduduk Indonesia dalam kerangka registrasi akta catatan sipil, berkas permohonan akta, catatan – catatan pada akta dan bukti  kliper yang harus disimpan, dipelihara dan dirawat dengan sebaik – baiknya sebagai dokumen negara. Hal ini merupakan bagian administrasi kependudukan sebagai rekaman/sejarah semua kejadian penting dengan lengkap jelas dan dapat dipertanggung jawabkan.

2. Penyedia  Data Bagi Pengambilan Keputusan ( Decision Making )

Pelaksanaan Pencatatan sipil yang tertib harus didukung dengan registrasi akta catatan sipil yang tepat dan benar. Elemen – elemen data kejadian penting yang harus tersedia di dalam arsip kelahiran, kematian, lahir-mati, pernikahan, perceraian dan pengakuan anak serta dokumen akta lainnya harus disimpan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagai lembaga yang mengumpulkan data dan bertanggung jawab akan pemeliharaan dan pemanfaatannya.

3. Pendukung Data Untuk Kegiatan ( Legitation Support )

Apabila terjadi suatu hal sehingga menimbulkan proses hukum, maka pengambil keputusan akan mencari kembali data–data registrasi akta pencatatan sipil yang telah diarsipkan guna dipergunakan sebagai bahan bukti untuk menentukan keputusan .

4. Menunjang Ligitasi

Demi kepentingan hukum sering kali memerlukan rekaman historis untuk mendudukan posisi sebenarnya tentang peristiwa penting yang dicatatkan dalam proses pengadilan yang didukung oleh arsip sebagai bukti autentik yang dapat membantu ligitasi.

5. Menelusuri Silsilah

Dengan melihat arsip register akta dapat menelusuri silsilah, sehingga seseorang dapat terjamin dan terlindungi kedudukan dan status hukum pribadinya, terutama menyangkut keturunan atau hal-hal berkait dengan lainnya.

 

B.    Daur Hidup Arsip

DSC01237Komponen Sistem Manajemen Arsip register akta pencatatan sipil merupakan satu komponen proses, yaitu sejak arsip / dokumen register akta catatan sipil diterbitkan, digunakan, dipelihara dan disusutkan dengan tahapan sebagai berikut :

1.    Tahap Penciptaan Arsip

Arsip lahir secara otomatis sebagai bukti pelaksanaan kegiatan administrasi dan transaksi, yaitu kegiatan registrasi akta pencatatan sipil, yang tercipta sebagai bukti berjalannya suatu fungsi dan merupakan rekaman informasi pelaksanaan register akta pencatatan sipil.

Penciptaan arsip register akta pencatatan sipil bisa terjadi kapan saja dan dimana saja selama adanya kegiatan registrasi, pada waktu seseorang mencatatkan kejadian penting yaitu lahir, mati, kawin, cerai, pengangkatan, pengakuan dan pengesahan anak serta perubahan dan pembatalan akta serta perubahan status kewarganegaran merupakan bukti adanya kejadian penting.

2.    Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip Registrasi Akta

Setelah tercipta arsip register akta maka tahap penggunaan dan pemeliharaan ini memerlukan sarana dan prasarana yang memadai sehingga memperlancar pelaksanaan seperti sarana penyimpanan, pemeliharaan, perawatan, pencatatan dan sarana temu balik. Selama dalam penyimpanan arsip harus dipelihara dan dirawat baik fisik maupun informasinya agar keamanannya tetap terjaga tidak hilang dan atau rusak. Demikian pula informasi arsip harus tersimpan secara rahasia dan tidak semua fihak dapat mengetahui atau memaksakan untuk mengakses arsip. Sehubungan dengan hal tersebut agar arsip tetap terpelihara dan terlindungi, maka harus ada prosedur – prosedur sebagai pendukungnya, seperti prosedur pemeliharaan arsip, prosedur pengaksesan informasi termasuk prosedur peminjaman dan pengembalian arsip.

Tahap Penggunaan dan pemeliharaan  meliputi :

  1. Sistem Penataan Berkas dan Temu Balik
  2. Manajemen Berkas / File
  3. Sistem Analisis
  4. Pemeliharaan Arsip
  5. Perawatan Arsip
  6. Pengamanan Fisik dan Informasi Arsip

3.    Tahap Istirahat dan Penyusutan

Bahwa arsip register catatan sipil bersifat sepanjang masa, namun usia dan jumlah arsip akan bertambah, dan senantiasa masih memiliki nilai guna sepanjang masa sehingga tidak harus dimusnahkan seperti arsip surat. Dengan demikian  pada waktunya ada upaya memindahkan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan; satu-satunya cara dengan menitipkan ke lembaga Dukcapil Tingkat Propinsi atau Arnas Daerah.

Swandy Sihotang

Dari berbagai sumber

1 Comment

  1. mahdi nurdin

    Informatif

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: