Manakah yang lebih prioritas dibenahi saat ini? Front Office, Jangkauan atau Cakupan Pelayanan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil?

Oleh Swandy Sihotang

Ruang Pelayanan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Tobelo

Administrasi Kependudukan, merupakan alat negara untuk mengetahui peristiwa-peristiwa penting yang dialami penduduknya seperti kelahiran, perkawinan, perceraian, kematian dan peristiwa kependudukan lainnya seperti jejak-rekam mutasi domisili penduduknya. Dari Sistem Administrasi Kependudukan ini, Negara akan mengetahui status/kondisi/peta penduduknya seperti jumlah penduduk, umur, jenis pekerjaan, alamat, penyebaran penduduk dan bahkan bisa mengetahui proyeksi peta penduduk pada untuk masa-masa yang akan datang. Pemerintah juga memiliki database kependudukan untuk memberikan pelayanan publik kepada penduduknya seperti hak memilih, akses layanan kesehatan, pendidikan dan lain-lain.

UU No. 24 tahun 2013 revisi dari UU No. 23 tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, mengamanahkan supaya pemerintahlah yang aktif memberikan pelayanan kepada masyarakat (stelsel aktif), dalam pemenuhan hak-hak masyarakat untuk mendapatkan dokumen kependudukannya. Oleh karena itulah, pada saat ini, kita sering melihat didaerah mobil-mobil UP3SK (Unit Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil Keliling), sering beroperasi sampai ke pelosok-pelosok desa untuk memberikan pelayanan yang dekat kepada penduduk.

Kondisi Administrasi Kependudukan kita saat ini, semakin hari semakin membaik, database SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan), selalu diperbaharui dengan versi-versi terbaru. Sistem komunikasi Kepala-Kepala Dinas dengan Dirjend Adminduk sangat dinamis dengan adanya whatsapps, anggaran dari pusat untuk Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil di Kabupaten/Kota juga cukup signifikan. Selain itu, Sumber Daya Manusianya juga sudah mulai ada perubahan.

Pertanyaan yang selalu muncul adalah, apakah untuk Pemilukada berikutnya ini, masih akan tetap ada masalah pada data pemilih yang akan diterima KPU/KPUD dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil)? Jawabannya bisa iya namun bisa juga tidak.

Dengan selalu munculnya permasalahan pada data pemilih setiap hendak Pemilukada, maka sorotan kepada Administrasi Kependudukan ini kian tajam. Reformasi Penataan Administrasi Kependudukan yang dulunya dipandang sebelah mata, kini sangat diperlukan. Reformasi yang bagaimanakah yang dibutuhkan oleh bidang ini sehingga tercapai tujuan dari misi dan visi Administrasi Kependudukan?? Setelah terbitnya aturan-aturan perundangan yang cukup baik tentang Administrasi Kependudukan, muncul pertanyaan menarik dalam penataan:  manakah yang lebih dahulu harus dibenahi, apakah Ruang Pelayanan Dispendukcapil, memperluas cakupan atau memperluas jangkauan?

Reformasi Penataan Administrasi Kependudukan menuju modernisasi Administrasi Kependudukan, haruslah merupakan satu penataan yang holistik, menyatu menjadi satu kesatuan yang utuh, berkesinambungan yang tidak terpisahkan satu dengan yang lain.

1. Penataan Ruang Pelayanan (Front Office) dan Customer Service

Kondisi dan suasana dalam Ruang Pelayanan merupakan cerminan sikap dari lembaga Dispendukcapil, apabila ruang pelayanan sudah nyaman, aman dan tertib serta  petugasnya ramah dan sopan maka penduduk yang sedang mengurus dokumen kependudukannya juga akan merasakan betapa mudah dan nyamannya mengurus dokumen kependudukannya. Namun apabila pelayanan yang didapatkan tidak nyaman, panas, antrian tidak jelas, tidak jelas juga kapan didapatkan dokumen kependudukannya, maka penduduk akan enggan mengurus dokumen kependudukannya dan akan bercerita kepada penduduk lainnya.

Sudah menjadi rahasia umum bahwa sistem pelayanan dan Customer Sevice (CS) di Dispendukcapil belumlah baik, masih ketinggalan dengan pelayanan public lainnya sperti pelayanan imigrasi, pelayanan pajak dll. Hal yang biasa melihat orang berjejalan dan kepanasan dalam ruang pelayanan Dispendukcapil, bahkan juga setelah mendapatkan giliran pelayanan, kadang juga kita tidak mendapatkan informasi yang jelas tentang kapan akan diterbitkan. Seperti saat ini, orang banyak mengeluhkan tentang waktu ketidakjelasan mendapatkan KTP-el walaupun sudah dilakukan perekaman data penduduk beberapa waktu yang lalu. Namun pihak Dispendukcapil di daerah juga mengeluhkan ketidaktersediaan blangko KTP-el dari Dirjend Adminduk yang dibagikan ke daerah.

Sebenarnya tidak terlalu sulit untuk membayangkan bagaimana Ruang Pelayanan dan CS yang standar dari Dispendukcapil. Kita bisa membandingkannya dengan ruang pelayanan dan CS pelayanan swasta seperti di bank misalnya. Tataruang yang rapi, ac, tempat duduk yang layak, antrian yang jelas, dan pelayanan yang tertib dan baik. Tataruang ini sangat bisa diadopsi ke design tataruang pelayanan publik. Di beberapa daerah sudah menerapkan design sistem pelayanan swasta ini ke sistem pelayanan publik mereka.

2. Memperluas Jangkauan Pelayanan

Lokasi kantor Dispendukcapil yang biasanya berada di pusat Kabupaten/Kota, melayani seluruh penduduk dari Kabupaten/Kota tersebut. Jangkauan pelayanan dari pusat kota sampai ke pelosok-pelosok atau perbatasan Kota/Kabupaten sering menjadi kendala, yakni jarak yang jauh dan jalan yang kurang bagus. Penduduk enggan mengurus dokumen kependudukannya karena jauhnya pusat pelayanan, dan tentu saja harus mengeluarkan biaya dan waktu yang cukup banyak. Itulah sebabnya, pada umumnya penduduk hanya akan mengurus dokumen kependudukan mereka kalau sudah dalam keadaan terdesak saja, seperti anak mau sekolah, melamar pekerjaan dll.

UU No. 24 tahun 2013 revisi dari UU No. 23 tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, mengamanatkan supaya pemerintahlah yang aktif melayani dokumen kependudukan penduduknya. Dalam rangka perluasan jangkauan pelayanan, UU ini memerintahkan supaya daerah membentuk UPTD (Unit Pelaksana Teknis Dinas) di Kecamatan-Kecamatan sebagai perpanjangan Dispendukcapil di kecamatan, untuk mendekatkan pelayanan Adminduk ke masyarakat. Namun hingga saat ini, belum banyak daerah yang memiliki UPTD-UPTD.  Dalam Permendagri No. 18 Tahun 2010 tentang Pedoman Pengangkatan dan Pemberhentian serta Tugas Pokok Pejabat Pencatatan Sipil dan Petugas Registrasi, Kepala UPTD yang merupakan Pejabat Pencatatan Sipil yang berwewenang menandatangani akta-akta pencatatan sipil, artinya pelayanan selain semakin dekat dengan masyarakat, dengan adanya UPTD-UPTD ini akan mempersingkat waktu pelayanan karena penandatangan akta-akta tidak harus membawa dokumennya ke pusat Kabupaten/Kota lagi untuk ditandatangani oleh Kepala Dinas. Namun, walaupun sudah ada beberapa daerah yang sudah memiliki UPTD saat ini, mereka masih memiliki kendala tentang penandatanganan kepala UPTD atas akta-akta yang diterbitkannya, sehingga dokumen masih tetap harus dibawa ke Kantor Dinas.

Selain pembangunan UPTD, UU ini juga mengamatkan supaya Bupati/Walikota mengangkat Petugas Registrasi satu orang ditiap-tiap Desa/Kelurahan, yang tugasnya khusus mengurusi Administrasi Kependudukan di daerah tersebut. Petugas Registrasi inilah yang menjadi perpanjangan tangan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil di Desa/Kelurahan.

Selain membentuk UPTD di Kecamatan dan mengangkat Petugas Registrasi di Desa/Kelurahan, untuk memperluas jangkauan pelayanan, beberapa Dispendukcapil juga sudah memiliki dan mengoperasionalkan mobil pelayanan keliling yang sering dinamai UP3SK (Unit Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil Keliling), Mobil Keliling ini dikaroseri sedemikian rupa layaknya ruang pelayanan, sehingga cocok dan efektif dibawa untuk pelayanan sampai ke daerah-daerah yang pelosok. Sudah banyak daerah yang memiliki mobil pelayanan keliling ini bahkan ada beberapa daerah yang sanggup mencetak dokumen kependudukan selain KTP-el didaerah yang dikunjungin oleh mobil. Dispendukcapil DKI Jakarta sendiri memiliki cukup banyak mobil keliling, kalau kita berkunjung ke Suku Dinas Dispendukcapil maka kita akan menemui beberapa mobil pelayanan yang sedang parkir disana, ada yang punya 2 unit bahkan ada juga yang punya sampai 3 unit mobil keliling. Namun sayang sekali, entah karena apa kita jarang melihat mobil ini beroperasional ke lapangan.

3. Memperluas Cakupan Dokumen Pelayanan

Dokumen kependudukan yang diterbitkan Dispendukcapil cukup beragam, mulai dari akte lahir, Kartu Keluarga, KTP-el, Akta Perkawinan, Akta Kematian, Akta peceraian, Akta Pengakuan anak dll. Namun sampai saat ini, baru Kartu Keluarga, KTP-el dan Akta Kelahiran yang sering dianggap dokumen penting yang sering diurus oleh masyarakat. Itupun cakupannya masih belum 100 persen. Saat ini pemerintah sedang focus untuk menerbitkan akta kelahiran untuk anak-anak sampai 100 persen.  Untuk mencapai target ini, Pemerintah Pusat sudah mengeluarkan beberapa kebijakan antara lain: Permendagri No. 9 Tahun 2016 tentang Percepatan Peningkatan Cakupan Kepemilikan Akta Kelahiran, dan Surat Edaran No. 471/1768/SJ tentang Percepatan Penerbitan KTP-el dan Akta Kelahiran, pesyaratan pencatatan kelahiran dipermudah, yakni tidak perlu lagi surat pengantar dari RT, RW dan Kepala Desa atau Lurah, cukup dengan KK, KTP kedua orang tua, Surat Keterangan Lahir dan Buku/Akte Nikah. Selain itu, permendagri ini juga menerapkan kebijakan baru yakni SPTJM (Surat Peryataan Tanggung Jawab Mutlak) untuk menggantikan persyaratan yang tidak bisa terpenuhi seperti surat keterangan lahir dari bidan, Berita Acara dari Kepolisian untuk Pencatatan kelahiran anak yang tidak diketahui asal usulnya atau keberadaan orangtuanya. Diharapkan, dengan lahirnya permendagri ini, akan memperluas cakupan pelayanan administrasi kependudukan khususnya pencatatan kelahiran anak.

Memperluas cakupan pelayanan adminduk dijadikan target oleh pemerintah pusat, setiap pemerintah daerah harus melaporkan hasil cakupan pelayanan akta kelahiran dalam laporan SIAKnya kepada Pusat secara periodik. Kepala Dinas, merupakan “bawahan” Dirjend Adminduk sesuai UU 24 tahun 2013, menjalankan perintah ini dengan sebaik-baiknya. Untuk menjalankan amanah ini, sesuai penelitian Institut Kewarganegaraan Indonesia (IKI), ada beberapa cara yang dilakukan oleh daerah yaitu:

1. Memperbaiki pelayanan mulai dari pelayanan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil, membentuk dan menjalankan pelayanan di UPTD, membentuk Petugas Registrasi di Desa/Kelurahan dan memamksimalkan Pelayanan Keliling.
2. Bekerjasama dengan sekolah-sekolah untuk mengumpulkan akte lahir yang pernah diterbitkan oleh Dispendukcapil namun belum terdata di Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK), lalu mengentri ulang di SIAK.
3. Ada kecenderungan dari Dispendukcapil untuk mencetak akte kelahiran dari data SIAK yang belum tercetak, lalu menyerahkan akte tersebut ke Kepala Desa/Lurah untuk dibagikan kepada anak-anak tersebut.

Cara 1 dan 2 diatas, merupakan hal yang lumrah dan jamak dilaksanakan oleh Dispendukcapil, namun cara yang ketiga sangat menarik untuk dianalisa, dimana bisa saja terjadi akte yang diterbitkan menjadi ganda, atau bisa saja yang empunya  akte sudah pindah atau meninggal namun tidak dilaporkan ke Dispendukcapil.

Lalu pertanyaan yang muncul, langkah manakah yang prioritas dilakukan oleh Dispendukcapil kab/kota? Sesuai pengalaman penulis yang sudah berkecimpung cukup lama dalam penataan administrasi kependudukan di daerah, yang paling prioritas dilakukan adalah Penataan Kantor Dispendukcapil, temasuk didalamnya SDM dan Ruangan Pelayanan. Dimana penduduk yang datang ke Kantor ini untuk mengurus Dokumen Kependudukannya, dapat merasakan pelayanan yang baik/standart. Tempat duduk yang nyaman, udara yang segar, antrian yang jelas, informasi waktu dan biaya yang jelas, tempat pengaduan yang jelas dan ditanggapi, serta mendapatkan keramahan yang tulus dari Petugas CS.  Lalu kenapa bukan cakupan? Cakupan adalah output sementara, output kalau diperoleh dengan cara instan bukan dari hasil pelayanan yang terus menerus, hanya akan mendapatkan cakupan yang instan saja. Misalnya, dari hasil program pendataan penduduk massal, maka didapatkan data penduduk yang akurat pada saat itu. Namun sesudah program itu selesai dan tidak didukung dengan pelayanan yang rutin dan baik, maka data itu langsung menjadi tidak akurat lagi, dimana penduduk yang meninggal atau pindah tidak tercatat didatabase, karena pelayanan belum standart dan menjangkau ke pelosok-pelosok desa.

Cakupan pelayanan haruslah didapakan dari pelayanan yang baik dan standart, karena setiap orang akan datang ke Kantor Dispendukcapil ini, bukan hanya sekali tetapi berkali-kali, setiap ada peristiwa penting dalam hidupnya haruslah dicatatkan di kantor ini, termasuk ketika sudah matipun, orang lain akan mencatatkan anda kesini.

Apabila pelayanan di Dispendukcapil, UPTD,  Pelayanan Petugas Registrasi dan Pelayanan Keliling sudah baik dan modern, bukankah hasil outputnya adalah CAKUPAN PELAYANAN juga? Bukan, cakupan pelayanan adalah target antara dari target utama CRVS (Civil Registration and Vital Statistik).

***

• Posted in: reformasi adminduk